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Das Prinzip der Kostenüberwachung

Für die Kostenüberwachung verwenden die Planer ein Instrument, das in verschiedenen Varianten existiert, aber immer ähnlich aufgebaut ist. Es trägt unterschiedliche Bezeichnungen: Kostenstatus, Kostenkontrolle, Finanzrapport und weitere mehr. Es kann gröber oder feiner sein, viele oder wenige Spalten umfassen – stets geht es um das Gleiche: Die kostenrelevanten Auswirkungen der Bauausführung werden mit dem Kostenvoranschlag verglichen.

Die zwei Varianten der Kostengliederung: BKP 2001 oder eBKP-H 2012

Analog dem Kostenvoranschlag gibt es zwei Varianten, wie die Kosten bei der Kostenüberwachung gegliedert werden können: die arbeitsgattungsbasierte Gliederung (BKP 2001) und die elementbasierte Gliederung (eBKP-H 2012). Näheres siehe Abschnitt «Kostenvoranschlag».

Während sich bei der Kostenplanung (Kostenvoranschlag) die elementbasierte Gliederung schon stark durchgesetzt hat, stellt man dies bei der Kostenüberwachung noch nicht fest. Hier dominiert in der Praxis noch eindeutig die arbeitsgattungsbasierte Denkweise. Der eBKP kann grundsätzlich auch in der Realisierungsphase verwendet werden, also beim Vergleich der effektiven (ausgemessenen) Kosten mit den geplanten Kosten des Kostenvoranschlags. Die Planer haben sich aber anscheinend so stark an die traditionelle Arbeitsweise gewöhnt, dass sie die arbeitsgattungsbasierte Kostenüberwachung (nach BKP 2001) selbst dann noch anwenden, wenn ein elementbasierter Kostenvoranschlag (nach eBKP 2012) erstellt worden ist. Da bei der Kostenüberwachung die arbeitsgattungsbasierte Kostengliederung (nach BKP 2001) eindeutig vorherrscht, beschränken wir uns bei den Erläuterungen auf dieses Prinzip. Weiter hinten betrachten wir zwei typische Beispiele von Kostenüberwachungen näher, eine kurze und eine detaillierte Fassung.

Aufbau des Systems zur Kostenüberwachung

Anhand der Kurzfassung machen wir uns zunächst mit dem grundsätzlichen Aufbau eines Überwachungssystems vertraut. Wie beim Kostenvoranschlag sind die Arbeitsgattungen gemäss der Reihenfolge des Baukostenplanes BKP 2001 aufgeführt. Der Zahlenteil enthält jedoch nicht nur eine Spalte, sondern ein Tabellenwerk mit vier Spalten. Die beiden wichtigsten Spalten sind die erste, «Kostenvoranschlag (KV)», und die letzte, «Prognose». Für jede Arbeitsgattung wird also dem budgetierten Betrag (KV) die mutmassliche Schlussabrechnung (Prognose) gegenübergestellt.

Nachfolgend gehen wir näher auf den Informationsgehalt aller vier Spalten ein.

Spalte 1: «KV (Kostenvoranschlag)»

Diese Spalte wird direkt aus dem genehmigten Kostenvoranschlag übernommen. Es empfiehlt sich, die KV-Positionen während der ganzen Bauausführung unverändert zu lassen. Sie werden quasi «eingefroren», unabhängig davon, ob sogenannte Nachträge (Bestellungsänderungen) bewilligt werden.

Spalte 2: «Verträge und Bestellungen»

Hier sind die bis zum Stichtag abgeschlossenen Werkverträge und Bestellungen enthalten. Pro Position kann mehr als ein Werkvertrag abgeschlossen werden. Die Position 272 (Schlosser, Metallbau) beispielsweise enthält einen Werkvertrag mit einem lokalen Metallbauer für die Treppengeländer sowie einen weiteren Werkvertrag mit einem spezialisierten Lieferanten für Normbauteile.

Die Spalte ist nützlich für eine grobe Fortschrittskontrolle bezüglich der Arbeitsvergaben. Aus ihr geht beispielsweise hervor, dass für einige Positionen des Gebäudeausbaus (Pos. 281, 282 etc.) die Werkverträge noch ausstehend sind. Die Spalte liefert ebenfalls gewisse Aufschlüsse über den Erfolg der Vergaben. Die Vertragssummen sollten kleiner sein als die KV-Summen, weil allfällige Regiearbeiten normalerweise in den Werkverträgen nicht enthalten sind. Da nicht bei jeder Position ein Werkvertrag abgeschlossen wird (z.B. 511 Bewilligungen und Gebühren), ist das Gesamttotal von untergeordneter Bedeutung.

Spalte 3: «Zahlungen»

In dieser Spalte wird pro Position die Summe der bisher geleisteten Zahlungen angegeben. Die Summe kann sich zusammensetzen aus mehreren Akontozahlungen für Akkordarbeiten und diversen Teilzahlungen für Regiearbeiten. In der normalen Kurzfassung der Kostenüberwachung sind die Details zu den Rechnungen resp. Zahlungen nicht aufgeführt. Es gibt aber eine etwas längere Untervariante der Kurzfassung, welche die wichtigsten Angaben dazu enthält (Näheres siehe hier). In der detaillierten Fassung der Kostenüberwachung sind neben vielen anderen Informationen auch alle Details zu den Rechnungen und Zahlungen aufgeführt.

Spalte 4: «Prognose»

Diese Spalte lässt Rückschlüsse auf Budgetabweichungen zu. Pro Position wird die mutmassliche Abrechnungssumme als Prognosewert eingesetzt. Je nach Arbeitsgattung kann es sich dabei um unterschiedliche Grössen handeln. Von den folgenden drei Möglichkeiten sind die zwei ersten Varianten einfach zu ermitteln, die dritte jedoch muss berechnet werden.

Variante 1: KV-Betrag

Wenn bei einer Position (Arbeitsgattung) noch keine Angebote eingeholt sind und somit auch noch kein Werkvertrag abgeschlossen ist, kann logischerweise nur der KV-Betrag als Prognosewert angenommen werden. Beispiel: Gärtnerarbeiten (Pos. 421).

Variante 2: Abrechnungsbetrag

Wenn eine Position umgekehrt schon abgerechnet ist, dient der Abrechnungsbetrag als Prognosewert. Beispiel: Baugrubenaushub (Pos. 201).

Variante 3: Berechneter Prognosewert

Bei den meisten Arbeitsgattungen muss der Prognosewert berechnet werden, was unterschiedlich aufwendig sein kann. Ausgangspunkt ist in der Regel die Werkvertragssumme. Je nach Situation wird diese nach unten oder nach oben angepasst. Zu berücksichtigen sind dabei Projektänderungen, Regiearbeiten oder Rückstellungen.

Am Beispiel der Baumeisterarbeiten (Pos. 211) wird in der detaillierten Fassung der Kostenüberwachung gezeigt, wie der Prognosewert ermittelt wird. In der Kurzfassung ist lediglich das Resultat enthalten.

Allfällige zusätzliche Spalten

Je nach den projektspezifischen Bedürfnissen können zusätzliche Spalten zu den oben erläuterten in die Baukostenüberwachung eingefügt werden. Nachfolgend betrachten wir einige Möglichkeiten:

Spalte «revidierter KV» resp. «KV aktuell»

Diese zusätzliche Spalte kann sinnvoll sein, wenn viele Projektänderungen vorgenommen werden. Die während der Bauausführung beschlossenen Mehr- oder Minderbestellungen (auch Nachträge genannt) werden hier verbucht.

Die zusätzliche Spalte «KV aktuell» muss zwingend eingefügt werden, wenn beim Generalunternehmermodell die Methode der offenen Abrechnung mit Kostendach angewendet wird. Der aktualisierte Kostenvoranschlag wird nämlich benötigt, um den Bonus bei einer allfälligen Unterschreitung des (aktualisierten) Kostendachs berechnen zu können. Näheres dazu siehe Abschnitt «Schlussabrechnung» im Teil 2 zum Generalunternehmerwesen.

Spalte «KV mit Teuerung»

Bei einer langen Projektdauer mit erheblicher Teuerung ist es denkbar, die Budgetpositionen des KV gemäss den Vereinbarungen im Werkvertrag laufend der Teuerung anzupassen.

Spalte «Abweichungen»

Darunter sind die Abweichungen der Prognosewerte vom KV zu verstehen. Diese Spalte enthält keine neuen Informationen, sondern bietet lediglich mehr Lesekomfort.

Gesamthaft betrachtet wird der Informationsgehalt des Tabellenwerkes nicht wesentlich höher mit mehr Spalten, als für das Projekt unbedingt notwendig sind. Dafür droht die latente Gefahr, dass ein Zahlenfriedhof entsteht.

Spezialfall: Prognoserechnung kurz vor Baubeginn (revidierter KV)

Wie wir früher gesehen haben, wird der Kostenvoranschlag in der Teilphase 4.32 «Bauprojekt» erstellt (Näheres siehe hier). Einige Monate später, kurz vor Baubeginn, besteht dann in der Regel das Bedürfnis, das Kostenbudget aufgrund der zusätzlichen Erkenntnisse aus der Submissionsphase zu aktualisieren. Es handelt sich dabei um den zeitlich ersten Anlass für eine Prognoserechnung nach der Genehmigung des Kostenvoranschlags. Siehe dazu den Abschnitt «Der revidierte Kostenvoranschlag». Bei vielen kostenmässig bedeutenden Arbeitsgattungen (Baumeisterarbeiten, Installationen etc.) liegen zu diesem Zeitpunkt Angebote vor. Die erhöhte Kostensicherheit der vergabereifen Offerten wird benutzt, um bei den entsprechenden Arbeitsgattungen einen Prognosewert einzusetzen, welcher der mutmasslichen Abrechnung möglichst nahe kommt.